موفقیت و شکست انجمن های خبرگی مدیریت دانش

سامان شیخ اسماعیلی می 31, 2018 نظری بدهید 2,396 بازدید

عوامل موثر بر موفقیت انجمن های خبرگی

بر اساس یک گزارش تحلیلی که توسط پروبست و بورزیلو در سال (2008) به انجام رسید، موفقیت و شکست 57 انجمن خبرگی فعال مورد تحلیل و مقایسه قرار گرفت. در این مطالعه عوامل موفقیت 45 انجمن خبرگی و شکست 12 انجمن خبرگی دیگر موشکافانه بررسی و تحلیل گردید. نتیجۀ این مقاله منجر به شناسایی 10 عامل موثر در موفقیت انجمن های خبرگی در سازمان ها شد که عنوان و شرح خلاصه ای از آن ها ذیلاً ارائه شده است. این پروژۀ تحلیلی- پژوهشی به روش مصاحبه با مدیران سازمان های تابعۀ این انجمن های خبرگی و لیدرها و اسپانسرهای گروه انجام شده است و دستاوردها و نتایج با اطلاعات حاصل از مصاحبه ها با کارکنان سازمان و اعضاء گروه های انجمن خبرگی تحلیل گردید. موارد موفقیت به استناد شواهد و نتایج کاملاً قابل ارزیابی و دستاوردهای واقعی در بهبود فرآیندهای سازمان پذیرفته شد. نتیجۀ این پروژه به شرح زیر در مجله مدیریت اروپایی منتشر شده است. (نسخه انگلیسی مقاله)

ده عامل موثر بر موفقیت انجمن های خبرگی

1- دنبال کردن اهداف استراتژیک

ارتباط موضوع فعالیت انجمن های خبرگی با اهداف استراتژیک سازمان علاوه بر اینکه به نقش دستاوردهای آن ها اهمیت ویژه ای می بخشد و اعضاء گروه اثربخشی فعالیت ها و تحلیل هایشان را مستقیماً در پیشبرد اهداف سازمان می بینند، معیارهای کنترل و اندازه گیری مشخص و شفاف را برای اندازه گیری میزان پیشرفت کار و رسیدن به هدف تعیین می کند. معیارهای مشخصی مانند درصد کاهش زمان، درصد کاهش هزینه، میزان بهبود کیفیت، میزان افزایش رضایت مشتری و … و همۀ اینها در قالب شاخص هایی که برای همۀ اعضاء و همچنین برای سازمان قابل ارائه هستند، جمع بندی می شود.

2- تقسیم کردن اهداف به موضوعات جزئی تر

یک طبقه بندی از اهداف دید خوبی به اعضاء انجمن خبرگی می دهد که حوزه های مختلف پیشنهاد شده را بخوبی پیگیری کنند که در آن حوزه ها می توانند بست پراکتیس ها را خلق کنند و به اشتراک بگذارند. طبقه بندی اهداف به اهداف فرعی کوچکتر حوزه های عملیاتی را که اعضاء انجمن خبرگی باید بر روی آن ها تمرکز کنند شفاف و قابل ارزیابی می کند.

3- تشکیل کمیته های حمایتی و رهبری برای انجمن خبرگی

اسپانسرها و لیدرهای انجمن های خبرگییی که در واحدها و فرآیندهای مرتبط به هم (مانند پشتیبانی، تولید و نگهداری) مسئولیت داشته باشند، می توانند یک کمیتۀ راهبری قابل اتکاء و اثربخش را تشکیل دهند. این کمیتۀ راهبری می تواند مطابقت فعالیت های انجمن های خبرگی را استراتژی ها و اهداف سازمان را ارزیابی و هدایت نماید و فعالیت های آن ها را برای جلب حمایت مدیریت ارشد سازمان ارائه نماید.

4- داشتن یک حامی و یک رهبر انجمن خبرگی برای کنترل برترین عملکردها

داشتن معیارها و شاخص هایی برای ارزیابی بست پراکتیس های استخراج شده و همکاری اسپانسر با لیدر انجمن خبرگی برای افزایش سطح مشارکت اعضاء انجمن خبرگی و برای تسریع در خلق بست پراکتیس های قابل ارزیابی.

5- فراهم نمودن مستمر تخصص های خارجی برای انجمن های خبرگی

دعوت متخصصان مستقل خارج از سازمان برای تدوین صورت مسئلۀ قابل حل از مشکلات مرتبط و متنوع سازمان یکی از بهترین راهکارهایی است که متاسفانه مانند مشاوره های حل مسئله در کشور ما کاملاً مغفول مانده است. ما غالباً مشاوره ها را تنها برای خرید نرم افزار و طراحی سیستم می پذیریم و بسیار معدودند مواردی که حاضر شده باشیم مشاوره را بعنوان خرید “فکر و ایده” بپذیریم.

در حالی که اتفاقاً وقتی در سطح سازمان با مسائل متعدد و جدا جدا روبرو می شویم تنها یک ناظر بیرونی می تواند ذهن ما را به سمت دسته بندی کردن مشکلات مرتبط و فکر کردن به یک راه حل واحد برای حل دسته ای از مشکلات و معضلات جاری معطوف کند. مهم ترین و کلیدی ترین متخصصانی که می توانند به انجمن های خبرگی دعوت شوند، در واقع همان متخصصان سابق سازمان هستند که بنا به هر دلیل از سازمان جدا شده اند و اکنون در سازمان دیگر یا حوزۀ دیگری به کار مشغول شده اند. یکی از خصوصیت های اصلی این متخصصان این است که غالباً تعصب و حساسیت خاص دوران ذینفع بودن در سازمان را روی برداشت ها و تجربیات شخصی شان ندارند و بعلاوه موضوعات و تجربیات دوران کار در سازمان را غالباً مرور کرده اند و حرف های جدیدی برای گفتن دارند. متخصصان خارج از سازمان غالباً با تخصص ویژه در حوزه های تخصصی متنوع مورد نیاز حل مسئله (مثلاً پروسه، سیستم، متدولوژی، کیفیت، هزینه و …) دعوت می شوند و بخصوص اینکه دعوت و حضور آن ها اعضاء انجمن خبرگی را تهییج و فضای فعالیت انجمن خبرگی را برای مدتی فعال تر می کند.

6- ارتقاء دسترسی به شبکه های داخلی و بین سازمانی

اهمیت و تأثیر ترغیب انجمن های خبرگی به استفاده از شبکه های اینترانت سازمان در افزایش ابعاد و حوزۀ فعالیت انجمن های خبرگی به دیگر کارکنان و واحدهای سازمان است. با استفاده از شبکۀ داخلی سازمان برای ثبت نتایج و دستاوردهای شخصی اعضاء و ثبت نتایج کار گروهی اعضاء، نه تنها دیگر افراد سازمان در جریان نتایج قرار می گیرند، بلکه انجمن خبرگی از امکان استفاده از نظرات و تجربیات دیگر افراد نیز برخوردار می گردد. استفاده از شبکه های بین سازمانی (برون سازمانی) توسط اعضاء انجمن خبرگی امکان برخو رداری از تجربیات کارشناسان و متخصصان سازمان های مشابه را که در ارتباط با اعضاء انجمن خبرگی قرار می گیرند در حل مسئله و دستیابی به راه حل های استفاده شده در سازمان های دیگر را فراهم می آورد.

7- قائل شدن نقش محرک و ترویج دهنده برای رهبر انجمن خبرگی

لیدر انجمن خبرگی می تواند با ایجاد یک ساختار شکست کار در فعالیت های انجمن خبرگی حوزه های مختلف حل مسئله و تدوین دانش را بصورت مستقل اداره کند و نقش خود را بیشتر بر هماهنگی فعالیت های زیرگروه ها متمرکز نماید. علیرغم اینکه لیدر دانش تخصصی انجام مستقیم موضوع را داراست ولی این تقسیم کار رغبت اعضاء را برای فعالیت افزایش می دهد. بخصوص اینکه هر زیرگروه ببنید که نتایج کارهایش مورد نیاز زیرگروه های دیگر است، انگیزۀ فعالیت موثر را در آن ها افزایش می دهد. بعلاوه در این شرایط لیدر انجمن خبرگی می تواند اعضاء بیشتری از انجمن خبرگی را در قالب نتایج و دستاوردهای زیرگروه ها در معرض دید مدیریت ارشد سازمان قرار دهد. یک نکته بسیار مهم نیز وجود دارد و آن اینکه؛ از بین کارکنانی که در انجمن خبرگی بیش از دیگران فعالیت می نمایند، یک نفر بعنوان هماهنگ کننده برای هر یک از حوزه های فعالیت زیرگروه های انجمن خبرگی انتخاب می شود. این افراد می توانند با توجه به شناخت افراد و کارکنان ذیربط در دیسیپلین های تخصصی، مشارکت هرچه بیشتری را به زبان و بیان مشکلات خاص دیسپیلین های مربوطه جلب نمایند.

8- توان غلبه بر فشارهای مرتبط با سلسله مراتب

در اکثر موارد تشکیل انجمن های خبرگی، این گروه ها تا حدود زیادی مستقل از سلسله مراتب سازمان می باشند و روابط درون انجمن های خبرگی بیشتر بصورت یک شورا با حق رای نسبتاً یکسان و فارغ از سلسله مراتب سازمانی، یک گروه تخصصی یادگیرنده ایجاد می کند. لیدر انجمن خبرگی به اعضاء گروه اطمینان می دهد که در مباحثات و تحلیل های اعضاء گروه مبنای قضاوت یا تنزل شغلی و بایکوت توسط مدیران و سرپرستان شان قرار نخواهد گرفت و اعضاء بخاطر اشتباهات و سوالات بی ربط و بخاطر نقص و کمبود در دانش تخصص شان، بهیچ وجه مورد مواخذه و انتقاد قرار نخواهند گرفت. مباحث انجمن خبرگی در خصوص راهکارهای حل مشکلات مربوط به کار و تجربۀ کاری و خلق دانش و راهکارهای جدید زمانی شکوفا می شود که هیچگونه فشاری ناشی از روابط سلسله مراتبی سازمان در این مباحثات وارد نشود. در چنین شرایطی اعضاء گروه هیچ واهمه ای از بازنگری و نقد راهکارها و رویه های جاری در سازمان نخواهند داشت. لیدر به اعضاء اطمینان می دهد که تنها بدنبال نکات و نتایج مثبت از مباحثات انجمن خبرگی خواهد بود. نتایجی که ورای تمام تحلیل ها و مباحثات، اعمال آن ها در رویه های جاری سازمان تأثیر مثبت داشته باشد.

9- فراهم کردن حامی برای عملکرد قابل اندازه گیری

ارائۀ نتایج قابل ارزیابی و قابل اندازه گیری به اسپانسر انجمن خبرگی جهت اعلام عمومی در سطح سازمان و جلب حمایت مدیریت و جلب مشارکت بیشتر کارکنان و مدیران اجرایی تأثیر زیادی در روحیۀ اعضاء انجمن خبرگی دارد. اسپانسر با دریافت اطلاعات حاکی از تحقق اهداف استراتژیک تشکیل انجمن خبرگی می تواند مدیریت ارشد سازمان را در مورد ادامه و افزایش سرمایه گذاری در توسعۀ فعالیت انجمن های خبرگی متقاعد کند.

10- تشریح کردن نتایج برای اعضای انجمن خبرگی

هدف از ارائۀ مداوم و منظم موفقیت های انجمن خبرگی، ایجاد تأثیر مثبت در انگیزش اعضاء گروه است که اعضاء را به ارائۀ شواهد اثربخشی فعالیت های گروه ترغیب می کند.

نمونه کارگاه آموزشی انجمن های خبرگی شرکت توزیع نیروی برق